פעם קראו לה מזכירה, והיא היתה מדפיסה מכתבים ומכינה קפה. פעם בשנה היא אפילו חגגה את יום המזכירה הבינלאומי. אבל השבוע, כשהיום צויין תחת שמו החדש – היום הבינלאומי של עובדי האדמיניסטרציה (Administrative Professionals’ Day) – הנתונים מראים שמדובר במקצוע אחר לגמרי.
מחקר שערך האיגוד הבינלאומי של העוזרים האדמינסטרטיביים (IAAP) הראה, שכשני שלישים מאנשי המקצוע בתחום האדמינסטרטיבי מדווחים שרמת העצמאות המקצועית הניתנת להם גדלה במהלך חמש השנים האחרונות. כ-80% מהם מציינים שהתרומה הכוללת שלהם למקום העבודה גדלה גם היא בתקופה זו. ב-IAAP מדגישים את החשיבות העולה של העוזרים האדמינסטרטיביים להישגי החברה ומגדירים את עבודת האדמיניסטרציה “דופק החיים של המשרד”
הגדרת התפקיד השתנה כיום, והיא כוללת שורה ארוכה של של תחומי אחריות חדשים. לפי דיווח של חברת רנסטד מקנדה חל גידול משמעותי בדרישה לעובדים במקצועות תומכים: ברבעון הראשון של 2012 הדרישה לעוזרים אדמינסטרטיביים הכפילה את עצמה ויותר לעומת התקופה המקבילה ב-2011.
מרק-אטיין ז’וליין, מנכ”ל רנסטד, מסביר: “המנהלים יכולים לעשות היום הרבה יותר בעצמם, בזכות כלים כמו בלקברי, אייפון ואייפד. אבל עם הגידול בכמות המשימות והאינטנסיביות שלהן, התפתח צורך בסוג חדש של סיוע: לשמור שהמנהלים ישארו צמודים לתכנון, יהיו מאורגנים ושתהיה להם תמיד הסתכלות על התמונה בכללותה. בתחום הזה משתלב העוזר האדמיניסטרטיבי במהותו החדשה: הוא מטפל בריכוז המידע ובמעקב אחר התקדמות התוכניות והאירועים, וגם ממשיך להיות חוליה מקשרת בין המנהל לבין הלקוחות והעובדים.
ההערכה בתחום משאבי האנוש בעולם היא, שבעשר השנים הקרובות נמשיך לחזות במחסור בעובדים בתחום השירותים המינהליים וזאת על רקע הדרישה של מעסיקים רבים לגיוס עובדים איכותיים בתחומים אלה, שיכולים לטפל ביעילות במספר ההולך והגדל של משימות מינהליות מורכבות.
ז’וליין מדגיש כי מספר כישורים ימשיכו להיות מבוקשים במיוחד בשוק העבודה, בתחומי הסיוע המינהלי: יכולות כמו עבודה בריבוי משימות, ארגון משימות וזמנים ברמה גבוהה, יכולת לתעדף משימות,החשיבה אסטרטגית, יכולת ליישם טכנולוגיות חדשות בעבודה ועוד.
אז עכשיו, כשהעוזרת המינהלית עסוקה בניהול לוחות הזמנים ותיעדוף המשימות של הבוס, השאלה הנותרת הוא מי יכין את הקפה. אם לשפוט לפי תרבות הניהול ההולכת ומתרחבת, הבוסים מכינים בעצמם את הקפה, להם ולאורחיהם. ואולי זה ההישג העיקרי של מהפיכת העוזרים האדמיניסטרטיביים.
